Handel, compliance en levering
Incoterms en verzendverantwoordelijkheden in RFQ's
Een Incoterms-regel is alleen bruikbaar wanneer de offerte de regel, versie en exacte plaats of punt noemt. Gebruik haar om leveringstaken, kosten en risicoverdeling te verduidelijken en benoem daarnaast productverpakking, afhaling of overdracht, vervoer, verzekering, uitvoer- en invoerrollen, documenten en bestemmingskosten die de regel niet zelf beschrijft.
Gepubliceerd: Bijgewerkt:
Beslissamenvatting
Punten voor de uiteindelijke beslissing
- Schrijf de drieletterregel, de benoemde plaats of het punt en Incoterms® 2020 in offerte of contract.
- Breng fysieke overdracht, risico-overgang, kostenverdeling, vervoer, verzekering, uitvoer en invoer apart in kaart.
- Gebruik een Incoterms-regel niet als vervanging voor betalingsvoorwaarden, eigendomsoverdracht, productspecificaties of douaneclassificatie.
- Stem de gekozen regel af op vervoerswijze en praktisch beschikbare overdracht voor de zending.
In deze gids
- 1Schrijf de term volledig
- 2Matrix voor verzendverantwoordelijkheid
- 3Stem de regel af op de route
- 4Benoem wat de regel niet bepaalt
- 5Koppel de regel aan de offertekosten
- 6Veelvoorkomende Incoterms-fouten
Doorloop de secties op volgorde en bundel open punten daarna in één beheerst productie- of inkooppakket.
Schrijf de term volledig
Gebruik de drieletterregel, de precieze benoemde plaats of het punt en de versie, bijvoorbeeld Incoterms® 2020. De locatie moet specifiek genoeg zijn om de bedoelde overdracht voor partijen en logistieke dienstverleners duidelijk te maken.
Houd dezelfde formulering in RFQ, offerte, inkooporder, pro-forma- of handelsfactuur en verzendinstructies, tenzij een beheerste commerciële wijziging plaatsvindt.
Matrix voor verzendverantwoordelijkheid
Bevestig iedere regel voor de werkelijke route; vertrouw niet alleen op de afkorting.
| Levering en risico | Fysiek leverpunt, punt van risico-overgang, afhaalvenster, laad- of lostaak en bewijs van overdracht. |
|---|---|
| Vervoer en verzekering | Hoofdvervoer, lokale trajecten, boeking, vervoerdersinstructies, verzekering, claiminformatie en inbegrepen kosten. |
| Douane en kosten | Uitvoerformaliteiten, importeur die als aangever optreedt, invoerclassificatie en oorsprongswerk, rechten, belastingen, inklaring en bestemmingskosten. |
| Verpakking en documenten | Exportverpakking, verpakkingsmarkeringen, factuur, paklijst, vervoersdocument, oorsprongs- of andere gevraagde rapporten en documentoverdracht. |
Stem de regel af op de route
Bekijk of de zending één of meer vervoerders, container- of pakketdienst, lucht of zee, een expediteur, benoemde terminal, afhaling bij fabriek of levering op een specifiek bestemmingspunt gebruikt. Bevestig welke partij iedere taak praktisch kan beheersen.
Laat een gekwalificeerde logistieke of handelsspecialist de voorgestelde route controleren wanneer uitvoer- of invoerrollen, verzekering of bestemmingstoegang onzeker zijn.
Benoem wat de regel niet bepaalt
Zet deze punten elders in RFQ, offerte of contract.
- Producttekening, BOM, tests, rapporten, verpakkingsspecificatie, aantal en leverschema.
- Prijs en valuta, betalingstermijn, krediet, eigendomsoverdracht, garantie, rechtsmiddelen en wijzigingsvoorwaarden.
- Definitieve douaneclassificatie, oorsprongsbepaling, waardering, behandeling van rechten of belastingen, vergunningen en overige bestemmingseisen.
- Serviceniveau, transittoezegging, grenzen aan vervoerderskeuze, voorraad en hantering buiten de benoemde leveringsomvang.
Koppel de regel aan de offertekosten
Toon welke kosten voor vervoer, verzekering, uitvoer, verpakking, documenten en hantering in de geoffreerde prijs zitten en welke bij de andere partij blijven. Gebruik een gedateerde vrachtaanname en zendinggrootte, gewicht, frequentie en bestemming van de raming.
Wanneer de route verandert, vernieuw kosten- en verantwoordelijkheidsmatrix voordat u de offerte met een ander scenario vergelijkt.
Veelvoorkomende Incoterms-fouten
Typische fouten zijn de benoemde plaats weglaten, een verouderde of ongenoemde versie gebruiken, een regel kiezen die niet bij vervoer of invoeropzet past en aannemen dat de regel classificatie, eigendom, betaling of alle bestemmingskosten bepaalt.
Ook kan offerte een andere term gebruiken dan de inkooporder zonder omvang en kosten opnieuw te berekenen.